Rechnungsprüfung: Zahlungsbetrug erkennen, bevor Geld fließt
CAVRIX prüft Eingangsrechnungen auf manipulierte Bankverbindungen, unbekannte Lieferanten und Dubletten. Du bekommst eine Entscheidung mit Begründung, kein Bauchgefühl.
Der teuerste Betrugsfall im Mittelstand ist selten ein Einbruch ins Netzwerk, sondern eine Rechnung, die echt aussieht.
Manipulierte Bankverbindungen: Betrüger fangen echte Rechnungen ab, tauschen die IBAN und senden sie mit stimmiger Vorgeschichte erneut. Der EBA/EZB Report on Payment Fraud 2025 weist für das Datenjahr 2024 in Deutschland 474 Mio. Euro Überweisungsbetrug aus, und 74 Prozent des Überweisungsbetrugs im EWR beruhen darauf, dass der Zahlende selbst manipuliert wird.
Fake-Lieferanten und Dublettenzahlungen laufen lange unauffällig mit. Der ACFE Report to the Nations 2026 ordnet Billing Schemes 21 Prozent aller Fälle zu, bei einem Medianschaden von 90.000 USD und einer Mediandauer von 14 Monaten bis zur Aufdeckung.
Die Standardprüfung in gängigen ERP-Systemen ist oft nur als Warnung konfiguriert und wird unter Zeitdruck weggeklickt. Über getrennte Buchungspfade hinweg, etwa zwischen Tochtergesellschaften oder Vorsystemen, greift sie ohnehin nicht.
Struktur und Format
- Strukturprüfung von ZUGFeRD und XRechnung gegen das jeweilige Schema
- Abgleich der strukturierten Daten mit dem sichtbaren Bild der Rechnung
- Plausibilitätsprüfung von Beträgen, Steuersätzen, Leistungszeitraum und Bestellbezug
Bankverbindung und Lieferantenstamm
- Abgleich der IBAN gegen den hinterlegten Lieferantenstamm
- Erkennung geänderter Bankverbindungen mit Sperrfrist vor der ersten Zahlung
- Vier-Augen-Freigabe für jede Stammdatenänderung, protokolliert und nachvollziehbar
Dubletten und Nachweis
- Dublettenprüfung über Kreditor, Rechnungsnummer, Betrag und Datum
- Normalisierung führender Nullen, Leerzeichen und Schreibvarianten in Rechnungsnummern
- Lückenlose Protokollierung als Grundlage für Deine Verfahrensdokumentation nach GoBD
Auffälligkeiten kommen auf den Tisch, solange das Geld noch im Haus ist
Alle Eingangsrechnungen laufen über dieselben Regeln, unabhängig vom Buchungsweg
Jede Freigabe und jede Abweichung ist dokumentiert und im Prüfungsfall belegbar
Verifikation
Ersetzt das die Prüfung in unserem ERP-System?
Nein, es ergänzt sie. Die ERP-seitige Prüfung ist in vielen Häusern nur als Warnung eingestellt und wirkt nur innerhalb eines Buchungspfads. CAVRIX legt eine eigene Prüfschicht darüber, die über Mandanten, Vorsysteme und Zahlläufe hinweg gleich arbeitet und harte Stopps statt weicher Hinweise erlaubt.
Seit dem 9. Oktober 2025 bieten Banken im Euroraum den Abgleich von Empfängername und IBAN an. Reicht das nicht?
Der Abgleich nach der Verordnung (EU) 2024/886 ist ein sinnvoller zusätzlicher Schutz, aber kein Ersatz. Er prüft erst im Moment der Überweisung, er erkennt keine Dubletten und keinen Fake-Lieferanten mit sauber passendem Namen, und bei Sammelaufträgen greift er in der Praxis nicht. Genau dort liegt bei den meisten Unternehmen das Zahlungsvolumen.
Sind wir gesetzlich verpflichtet, eine solche Software einzusetzen?
Nein. Eine Pflicht, Prüfsoftware für Rechnungen zu betreiben, gibt es nicht. Relevant sind die Anforderungen an Lieferkettensicherheit und Zugriffskontrolle in § 30 Abs. 2 Nr. 4 und Nr. 9 BSIG, die Controls A.5.7 und A.5.17 der ISO 27001:2022, die GoBD für die Verfahrensdokumentation sowie § 130 OWiG zur Aufsichtspflicht, der Bußgelder bis 1 Mio. Euro vorsieht. Eine dokumentierte Rechnungsprüfung ist eine Möglichkeit, diese Anforderungen zu erfüllen.
Was ändert die E-Rechnung daran?
Die elektronische Rechnung wird im deutschen B2B verpflichtend eingeführt. Für Dich ist vor allem der technische Effekt entscheidend: Strukturierte Formate wie ZUGFeRD und XRechnung machen eine maschinelle Prüfung überhaupt erst möglich, weil IBAN, Kreditor und Rechnungsnummer als Datenfelder vorliegen und nicht mehr aus einem Bild gelesen werden müssen.
Wie startet ein Projekt bei uns?
Wir beginnen mit einer Bestandsaufnahme Deiner Rechnungseingänge und Zahlwege, definieren gemeinsam die Schwellen für Sperrfrist und Vier-Augen-Freigabe und fahren die Prüfung zunächst mitlaufend. Erst wenn die Trefferqualität stimmt, werden aus Hinweisen verbindliche Stopps. Fragen an info@cavrix.de.
Sprich mit uns, bevor die nächste geänderte IBAN durchgeht
Wir schauen uns Deinen Rechnungseingang an und sagen Dir offen, wo die Lücken sitzen und was sich ohne großes Projekt schließen lässt.