Dokumentenprüfung: Fälschungen erkennen, bevor Du zusagst
CAVRIX prüft eingereichte Dokumente auf technische Manipulationsspuren und gleicht die Angaben gegen die Primärquelle ab. Du bekommst ein belastbares Ergebnis statt einer Vermutung.
Ein gefälschtes Dokument scheitert selten am Layout, sondern fast immer an der Quelle, gegen die niemand geprüft hat.
Nachträglich veränderte PDFs: Beträge, Daten und Namen lassen sich mit frei verfügbaren Werkzeugen ändern. Betroffen sind vor allem Angebote, Verträge, Versicherungsnachweise und Rechnungsanlagen.
Gefälschte Nachweise im Onboarding: Zeugnisse, Zertifikate, Unbedenklichkeitsbescheinigungen und Handelsregisterauszüge werden im Bewerbungs- und Lieferantenprozess oft nur gesichtet, nicht geprüft.
Sichtprüfung führt in die Irre. Wer nur auf Layout, Siegel und Schriftbild schaut, übersieht die technischen Spuren und überschätzt gleichzeitig optische Auffälligkeiten, die harmlose Ursachen haben.
Technische Analyse der Datei
- Analyse der PDF-Struktur und der Inkrementalspeicherung, denn nachträgliche Änderungen hinterlassen Spuren in der Datei
- Metadatenanalyse zu Erzeuger, Bearbeitungsständen und Zeitstempeln
- Abgleich von Text-, Bild- und Schriftebenen auf nachträglich eingefügte Elemente
Signaturen nach eIDAS
- Prüfung elektronischer Signaturen mit klarer Unterscheidung von einfacher, fortgeschrittener und qualifizierter Signatur
- Prüfung von Zertifikatskette, Gültigkeitszeitraum und Sperrstatus
- Bewertung, ob die Signatur den gesamten Inhalt abdeckt oder nur einen Stand vor der letzten Änderung
Abgleich an der Primärquelle
- Abgleich gegen Register und ausstellende Stellen statt gegen das eingereichte Dokument
- Verifikation von Versicherungsnachweisen und Zertifikaten direkt beim Aussteller
- Dokumentiertes Prüfprotokoll mit Quelle, Zeitpunkt und Ergebnis für Deine Akte
Zweifel klären sich vor Vertragsschluss, Einstellung oder Freigabe
Das Ergebnis stützt sich auf die ausstellende Stelle, nicht auf Bildinterpretation
Jeder Prüfschritt ist nachvollziehbar festgehalten und im Streitfall vorzeigbar
Verifikation
Erkennt Ihr Manipulationen zuverlässig an der Bilddatei selbst?
Nur eingeschränkt, und wir sind da bewusst konservativ. Verfahren wie die Error-Level-Analyse gelten als unzuverlässig und produzieren viele Fehlinterpretationen, etwa durch erneutes Speichern, Scannen oder Komprimieren. Wir nutzen Bildforensik höchstens als Hinweis, nie als alleinigen Nachweis.
Was ist dann der stärkste Prüfschritt?
Fast immer der Abgleich an der Primärquelle. Ein Handelsregisterauszug wird gegen das Register geprüft, ein Zertifikat beim Aussteller, eine Versicherungsbestätigung beim Versicherer. Ein perfekt gefälschtes Dokument bleibt eine Fälschung, sobald die Quelle etwas anderes sagt.
Reicht es nicht, wenn ein Dokument elektronisch signiert ist?
Das kommt auf die Stufe an. Nach eIDAS unterscheiden sich einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signatur deutlich in Nachweiswert und Identitätsprüfung. Eine einfache Signatur sagt wenig über die Identität des Unterzeichners. Wir prüfen deshalb Stufe, Zertifikatskette und ob die Signatur den gesamten aktuellen Inhalt abdeckt.
Sind wir gesetzlich verpflichtet, Dokumente technisch zu prüfen?
Nein. Eine Pflicht, dafür Software einzusetzen, gibt es nicht. Relevant sind die Anforderungen an Lieferkettensicherheit und Zugriffskontrolle in § 30 Abs. 2 Nr. 4 und Nr. 9 BSIG, die Controls A.5.7 und A.5.17 der ISO 27001:2022, die GoBD für die Verfahrensdokumentation sowie § 130 OWiG zur Aufsichtspflicht mit Bußgeldern bis 1 Mio. Euro. Eine dokumentierte Dokumentenprüfung ist eine Möglichkeit, diese Erwartungen zu erfüllen.
Wie fügt sich das in unsere bestehenden Prozesse ein?
Wir setzen an den Stellen an, an denen Dokumente ohnehin eingehen: Lieferantenanlage, Bewerbung, Vertragsannahme, Schadenmeldung. Geprüft wird risikobasiert, nicht flächendeckend, damit der Aufwand dort liegt, wo tatsächlich Geld oder Haftung im Spiel ist. Fragen an info@cavrix.de.
Lass uns die Dokumente prüfen, bevor sie Grundlage einer Entscheidung werden
Wir sehen uns an, welche Nachweise bei Dir eingehen und wo sich eine Prüfung an der Primärquelle mit vertretbarem Aufwand einbauen lässt.