Fraude en facturas: detectarlo antes de que salga el pago
CAVRIX revisa las facturas recibidas en busca de cuentas bancarias alteradas, proveedores desconocidos y duplicados. Recibes una decisión con su motivo, no una intuición.
En una empresa mediana, el fraude más caro casi nunca es una intrusión informática, sino una factura que parece completamente legítima.
Cuentas bancarias alteradas: el defraudador intercepta una factura real, cambia el IBAN y la reenvía con un historial coherente. El informe EBA/BCE Report on Payment Fraud 2025 registra en Alemania 474 millones de euros de fraude en transferencias para el año de datos 2024, y el 74 por ciento del fraude en transferencias del EEE se basa en manipular a quien paga.
Los proveedores falsos y los pagos duplicados se confunden con el flujo habitual. El informe ACFE Report to the Nations 2026 atribuye el 21 por ciento de los casos a billing schemes, con una pérdida mediana de 90.000 USD y una mediana de 14 meses hasta su detección.
En muchos ERP el control estándar está configurado solo como aviso y se cierra con un clic cuando aprieta el calendario. Además no cubre circuitos contables separados, por ejemplo entre filiales o sistemas previos.
Estructura y formato
- Validación de ZUGFeRD y XRechnung frente a su esquema
- Cotejo de los datos estructurados con la imagen visible de la factura
- Comprobaciones de coherencia en importes, tipos impositivos, periodo de prestación y referencia de pedido
Datos bancarios y maestro de proveedores
- Contraste del IBAN con la ficha de proveedor registrada
- Detección de cambios de cuenta bancaria, con periodo de bloqueo antes del primer pago
- Doble aprobación para cada cambio en los datos maestros, registrada y trazable
Duplicados y evidencia
- Búsqueda de duplicados por acreedor, número de factura, importe y fecha
- Normalización de ceros iniciales, espacios y variantes de escritura en los números de factura
- Registro completo de la actividad como base para tu documentación de procedimientos
Las anomalías aparecen mientras el dinero sigue en tu cuenta
Todas las facturas recibidas pasan por las mismas reglas, venga por donde venga
Cada aprobación y cada excepción queda documentada y resiste una auditoría
Verificación
¿Sustituye esto a los controles de nuestro ERP?
No, se suma a ellos. Los controles del ERP suelen estar configurados como aviso y no como bloqueo, y solo actúan dentro de un mismo circuito contable. CAVRIX añade una capa de control que se comporta igual entre sociedades, sistemas previos y remesas de pago, y que permite un bloqueo real en lugar de un simple mensaje.
Desde el 9 de octubre de 2025 los bancos de la zona euro ofrecen la verificación del beneficiario. ¿No basta con eso?
El cotejo previsto en el Reglamento (UE) 2024/886 es una protección adicional útil, pero no un sustituto. Solo actúa en el momento de la transferencia, no detecta duplicados ni un proveedor falso cuyo nombre coincide, y en la práctica no se aplica a las remesas agrupadas. Justo ahí se concentra la mayor parte del volumen de pagos.
¿Estamos obligados por ley a usar un software así?
No. No existe ninguna obligación de operar software de control de facturas. Lo relevante son los requisitos de seguridad de la cadena de suministro y de control de accesos del § 30 apdo. 2 n.º 4 y n.º 9 de la BSIG alemana, los controles A.5.7 y A.5.17 de la ISO 27001:2022, las reglas GoBD sobre documentación de procedimientos y el § 130 OWiG sobre el deber de vigilancia de la dirección, con multas de hasta 1 millón de euros. Un control documentado de facturas es una forma de responder a ello.
¿Qué cambia con la factura electrónica?
La factura electrónica se está implantando de forma obligatoria en el B2B alemán. Lo que más te afecta es el efecto técnico: formatos estructurados como ZUGFeRD y XRechnung hacen posible la comprobación automática, porque el IBAN, el acreedor y el número de factura llegan como campos de datos y no como una imagen que hay que interpretar.
¿Cómo empieza un proyecto?
Primero mapeamos la entrada de facturas y las vías de pago, acordamos los umbrales de bloqueo y de doble aprobación, y ponemos los controles a funcionar en paralelo al proceso actual. Los avisos se convierten en bloqueos vinculantes solo cuando la calidad de detección está confirmada. Escríbenos a info@cavrix.de.
Hablemos antes del próximo IBAN alterado
Revisamos tu circuito de facturas recibidas y te decimos con claridad dónde están los huecos y cuáles se cierran sin un gran proyecto.